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Facturación desde cero · Episodio 1
¿Qué es un CFDI? Explicado desde cero
Qué significa CFDI, cómo nace una factura electrónica, para qué le sirve a quien vende y a quien compra, qué datos lleva la versión 4.0 y cuándo usar PUE o PPD.
Qué significa CFDI
CFDI significa Comprobante Fiscal Digital por Internet. Es, simplemente, la factura electrónica: el documento que demuestra ante el SAT que hubo una venta, un servicio o un pago. Si vendes algo en México, tarde o temprano un cliente te la va a pedir.
Antes las facturas eran de papel y era fácil falsificarlas. Desde 2014 todas son electrónicas y la versión vigente es la CFDI 4.0. La gran diferencia es que el SAT recibe cada factura en el momento en que se emite: ya no hace falta esperar a una auditoría para saber cuánto vendiste.
Cómo nace un CFDI: cuatro pasos
- Se arma el XML. Quien vende captura los datos de la venta en un archivo XML.
- Se firma. El archivo se firma con el Certificado de Sello Digital (CSD) de quien vende.
- Se timbra. Un Proveedor de Certificación autorizado (PAC) revisa que esté bien y lo timbra.
- El SAT lo recibe. En ese mismo momento la factura queda registrada en el SAT.
Al timbrarse, la factura recibe un folio fiscal (también llamado UUID): un identificador único de 36 caracteres que la distingue de cualquier otra factura del país.
La factura válida es el XML, no el PDF
Ojo con esto: la factura con validez fiscal es el archivo XML. El PDF es solo una representación impresa para leerla fácil. Cuando pidas o envíes una factura, asegúrate de que vaya el XML; un PDF solo no le sirve a tu contador.
Para qué sirve un CFDI
Una misma factura le sirve a tres partes:
- A quien vende, para comprobar su ingreso.
- A quien compra, para deducir ese gasto y acreditar el IVA.
- Al SAT, para saber cuánto se vendió y cuánto impuesto corresponde.
Por eso, para efectos fiscales, un gasto sin factura es como si no existiera.
Los cinco tipos de CFDI
No todas las facturas son iguales. Según la operación, el CFDI es de uno de estos cinco tipos:
- Ingreso
- Cuando vendes un producto o un servicio. Es la factura de todos los días.
- Egreso
- Para devoluciones, descuentos o bonificaciones: la nota de crédito.
- Traslado
- Para mover mercancía, por ejemplo con el complemento Carta Porte.
- Nómina
- Para pagar sueldos a tus trabajadores.
- Pago
- Cuando cobras una factura que quedó pendiente: el complemento de pago.
Qué datos lleva un CFDI 4.0
En la versión 4.0, los datos de quien recibe la factura tienen que coincidir exactamente con su Constancia de Situación Fiscal:
- RFC.
- Nombre o razón social.
- Código postal del domicilio fiscal.
- Régimen fiscal.
Además se indica el uso del CFDI, es decir, para qué la va a usar quien la recibe. Y por cada producto o servicio se anota su clave del catálogo oficial del SAT, la unidad, la cantidad, el precio y los impuestos.
Si tu cliente no pide factura: factura global
Las ventas a clientes que no te piden factura no se quedan sin facturar: se juntan en una factura global a nombre del público en general, por día, semana, quincena o mes.
PUE y PPD: el método de pago
El método de pago solo tiene dos opciones:
- PUE · Pago en una sola exhibición
- Cuando ya te pagaron completo al momento de facturar.
- PPD · Pago en parcialidades o diferido
- Cuando te pagan después o en partes. Por cada pago que recibas emites un complemento de pago, a más tardar el día 5 del mes siguiente.
Los errores más comunes
- Escribir «S.A. de C.V.» en el nombre del cliente: en la versión 4.0 la razón social va tal cual aparece en la constancia, sin el régimen societario.
- Poner un código postal distinto al de la constancia.
- Elegir un régimen fiscal que no corresponde al cliente.
Con los datos idénticos a la constancia, tu factura pasa sin problema.
Una factura timbrada no se edita: se cancela
Una vez timbrada, la factura ya no se puede modificar. Si tiene un error, se cancela indicando el motivo y se emite una nueva que la sustituye. Los motivos de cancelación son cuatro:
- 01 · Comprobante emitido con errores con relación (se emite uno nuevo que lo sustituye).
- 02 · Comprobante emitido con errores sin relación.
- 03 · No se llevó a cabo la operación.
- 04 · Operación nominativa relacionada en una factura global.
Cómo verificar una factura que recibes
Un consejo: cualquier factura que recibas la puedes verificar en el portal de verificación del SAT con su folio fiscal y los RFC de quien la emite y quien la recibe. Así sabes que es real y que sigue vigente.
Factura sin preocuparte por todo esto. En MrFactura subes la constancia de tu cliente, los datos se llenan solos y el sistema los revisa antes de timbrar.
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Si vendes algo en México, tarde o temprano te van a pedir un CFDI. Vamos a entender qué es desde cero.
CFDI significa Comprobante Fiscal Digital por Internet. Es simplemente la factura electrónica: el documento que demuestra ante Hacienda que hubo una venta, un servicio o un pago.
Antes las facturas eran de papel y era fácil falsificarlas. Desde 2014 todas son electrónicas y la versión vigente es la 4.0. La gran diferencia: Hacienda recibe cada factura en el momento en que se emite. Ya no hay que esperar a una auditoría para saber cuánto vendiste.
Un CFDI nace en cuatro pasos. Quien vende arma un archivo XML con los datos de la venta. Lo firma con su certificado de sello digital. Un proveedor de certificación autorizado lo revisa y lo timbra. Y en ese momento Hacienda lo recibe. Al timbrarse recibe un folio fiscal único de 36 caracteres.
Ojo: la factura válida es el XML. El PDF es solo una representación para leerla fácil.
Una misma factura le sirve a tres partes: a quien vende, para comprobar su ingreso; a quien compra, para deducir ese gasto y acreditar el IVA; y a Hacienda, para saber cuánto se vendió y cuánto impuesto corresponde. Por eso un gasto sin factura, para efectos fiscales, es como si no existiera.
No todas las facturas son iguales. Hay cinco tipos: de ingreso, cuando vendes; de egreso, para devoluciones o descuentos; de traslado, para mover mercancía; de nómina, para pagar sueldos; y de pago, cuando cobras una factura que quedó pendiente.
En la versión 4.0, los datos de quien recibe la factura tienen que coincidir exactamente con su constancia de situación fiscal: el RFC, el nombre, el código postal y el régimen fiscal. Además se indica el uso del CFDI, para qué la va a usar quien la recibe. Y por cada producto o servicio, su clave del catálogo oficial, la unidad, la cantidad, el precio y los impuestos.
Si quien te compra no te pide factura, esas ventas se juntan en una factura global a nombre del público en general.
El método de pago tiene dos opciones: PUE, cuando ya te pagaron completo al facturar, y PPD, cuando te pagan después o en partes. En ese caso, por cada pago que recibas emites un complemento de pago, a más tardar el día 5 del mes siguiente.
Los errores más comunes: escribir S.A. de C.V. en el nombre, poner un código postal distinto al de la constancia o un régimen que no corresponde. Con los datos idénticos a la constancia, tu factura pasa sin problema.
Y recuerda: una factura timbrada no se edita. Si tiene un error, se cancela indicando el motivo y se emite una nueva que la sustituye.
Un consejo: cualquier factura que recibas la puedes verificar en el portal de Hacienda con su folio fiscal y los RFC. Así sabes que es real y que sigue vigente.
Ahora ya sabes qué es un CFDI, qué datos lleva y qué método de pago elegir. Y si quieres facturar sin preocuparte por todo esto, en MrFactura subes la constancia de tu cliente, los datos se llenan solos y el sistema los revisa antes de timbrar. Pruébalo gratis en mrfactura.com.
